از شناخت فرآیندهای فعلی تا طراحی یک مسیر سادهتر و کارآمدتر
بسیاری از مشکلات سازمانها قبل از آنکه نرمافزاری باشند، به فرآیندها برمیگردند. تعدد مراحل، دوبارهکاری، ورود اطلاعات در چند سیستم، وابستگی بیش از حد به افراد، مشخص نبودن مسئولیتها و نبود دید مناسب مدیریتی میتواند حتی بهترین نرمافزارها را نیز کماثر کند.
در خدمات مشاوره و طراحی فرآیندهای سازمانی، ابتدا وضعیت موجود و نحوه واقعی انجام فعالیتها بررسی میشود. هدف این است که بدانیم یک فرآیند در عمل چگونه اجرا میشود، اطلاعات از کجا وارد سازمان میشوند، چه افرادی درگیر هستند، چه تصمیمهایی گرفته میشود و در چه نقاطی احتمال تأخیر، خطا یا دوبارهکاری وجود دارد.
پس از شناخت وضعیت موجود، فرآیند مطلوب متناسب با ساختار و نیاز واقعی سازمان طراحی میشود. در این مرحله تلاش میکنیم مراحل غیرضروری کاهش پیدا کنند، مسئولیتها شفافتر شوند و امکان کنترل و اندازهگیری فرآیند نیز فراهم شود.
هدف صرفاً ترسیم یک فرآیند جدید نیست؛ بلکه فرآیند باید قابلیت اجرا، مکانیزهشدن و اتصال به سیستمهای اطلاعاتی سازمان را نیز داشته باشد.
تحلیل و بهینهسازی فرآیندهای کسبوکار
در بسیاری از سازمانها، فرآیندها طی سالها و بهتدریج شکل گرفتهاند. ممکن است بخشی از کار در نرمافزار انجام شود، بخشی از طریق Excel پیگیری شود، بخشی وابسته به ایمیل باشد و تصمیمات مهم نیز در تماسها یا پیامهای افراد باقی بماند.
در تحلیل فرآیند تلاش میکنیم این زنجیره بهصورت یکپارچه دیده شود.
فرآیندهای فروش و CRM، خدمات مشتریان، مدیریت پروژه، قراردادها، خرید و تدارکات، انبار، مکاتبات، منابع انسانی و سایر فرآیندهای داخلی سازمان میتوانند مورد بررسی قرار گیرند.
خروجی این تحلیل میتواند مبنای پیادهسازی CRM، ERP، نرمافزار اختصاصی، پرتال سازمانی، داشبوردهای مدیریتی یا اتوماسیون هوشمند قرار گیرد.
طراحی فرآیند با نگاه به تحول دیجیتال
دیجیتالیکردن یک فرآیند نامناسب الزاماً باعث بهترشدن آن نمیشود. گاهی قبل از انتخاب یا توسعه نرمافزار لازم است خود فرآیند بازطراحی شود.
به همین دلیل در طراحی فرآیند علاوه بر وضعیت فعلی، قابلیتهای سیستمهای سازمانی، اتوماسیون و هوش مصنوعی نیز در نظر گرفته میشوند.
هدف این است که مشخص شود کدام فعالیت باید توسط کاربر انجام شود، کدام مرحله قابلیت اتوماسیون دارد، چه اطلاعاتی باید ثبت شود، مدیر چه شاخصهایی را باید مشاهده کند و هوش مصنوعی در کدام نقاط میتواند به کارشناسان یا مدیران کمک کند.
خدمات قابل ارائه در این حوزه
- تحلیل فرآیندهای موجود و شناسایی مشکلات
- طراحی و بازطراحی فرآیندهای سازمانی
- شناسایی گلوگاهها و دوبارهکاریها
- طراحی گردش کار و مراحل تأیید
- مشخصکردن نقشها و مسئولیتها
- طراحی KPI و شاخصهای کنترلی
- ارائه راهکار برای مکانیزهکردن فرآیندها
- طراحی ارتباط میان فرآیندها و سیستمهای سازمانی
- شناسایی فرصتهای اتوماسیون و استفاده از هوش مصنوعی